RH & Administrators : Création Et Modification D’un Profil D’équipe

Cette fonction est uniquement accessible aux Administrateurs et aux Administrateurs RH.


NB : Toute modification des Profils d’équipe touchera seulement les demandes, allocations et utilisateurs postérieurs. Le système ne peut en effet pas assurer la propagation de ces modifications à toutes les demandes, les allocations et tous les utilisateurs antérieurs, car il existerait un risque de ne pas avoir le résultat escompté. Si vous souhaitez effectuer des corrections, les changements relatifs aux demandes / allocations / utilisateurs passés devront être effectuées manuellement.

Pour créer un nouveau Profil d’équipe, il faut cliquer sur Créer, après avoir sélectionné Profils d’équipe dans le tableau de bord Administrateur RH.

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Un Profil d’équipe est composé de 5 sections. Les liens ci-dessous permettent d’accéder aux différentes  sections :

 

  1. Informations principales

  2. Configuration du calendrier

  3. Paramètres d’approbation

    • Paramètres de congé

    • Paramètres de maladie

    • Paramètres de RTT

  4. Managers d'équipe

  5. Membres

1. Informations principales

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NB : Cela n’interdit pas de voir l’ensemble des exercices, cela demande uniquement pour quelles années des demandes peuvent être émises.

  • Sauvegarder - Enregistrer la configuration de votre profil d’équipe.

  • Sauvegarder en tant que projet - Enregistrer un projet de l’équipe, ce qui en fait un profil d’équipe inédit. Pour davantage d’informations à propos des Profils d’équipe inédits,  vous pouvez vous référer à  cet article.

 

2. Configuration du calendrier

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Jour du début du calendrier - Sélectionnez quel jour de la semaine le calendrier d’Appogee Leave doiit commencer pour les membres de cette équipe.

Accès au calendrier de l’équipe - Choisissez qui doit avoir accès au calendrier de l’équipe. Veuillez noter que l’on utilise le calendrier d’Appogee Leave et non le calendrier de Google.

 

3. Paramètres d’approbation

3.1 L’onglet de paramètres d’absence

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  • Exiger une raison ? - Cocher la case pour obliger l’employé à justifier son absence lorsqu’il soumet une demande de congé.

  • Interdire l’auto Approbation ? - Si un membre de l’équipe est également approbateur de cette équipe ce paramètre s’applique. Si vous voulez interdire qu’il accepte lui-même sa propre demande, cochez la case. Vous aurez besoin d’au moins deux approbateurs définis pour cette équipe pour que l’autre administrateur puisse autoriser une telle demande. Ils ne recevront pas non plus d’email de notification pour accepter sa propre requête.

  • Email de notification - Entrez la liste des adresses e-mail des utilisateurs séparées par des virgules pour recevoir une notification lorsqu’une demande de congé est acceptée.

  • Flux d’approbation de congés - Vous pouvez ici désigner par qui et comment les approbations peuvent être effectuées pour cette équipe. Vous pouvez définir qui valide les demandes de cette équipe, si elles doivent être successivement validées par différents niveaux hiérarchiques, et le titre de l’approbateur. Si vous voulez copier un flux d’approbation de maladie ou de RTT, utilisez la section “Copier depuis Maladie RTT”.

    • Vous pouvez avoir jusqu’à 3 différents niveaux d’approbateurs. Avoir plus d’un niveau d’approbation signifie qu’une fois qu’une requête est approuvée par le premier niveau, il doit être validé par le second niveau d’approbation et ensuite, de la même manière par le troisième niveau. Si une requête est annulée ou rejetée à tout niveau inférieur, il ne passera pas au niveau supérieur et aucune notification ne sera envoyée aux approbateurs de niveau plus élevé. Chaque niveau doit être constitué d’au moins un approbateur.

    • Si vous souhaitez utiliser ce système d’approbation pour les Equipes virtuelles, vous devez définir un ou plusieurs niveaux d'approbation pour utiliser le flux d'approbation de l'Equipe virtuelle. Vous devez avoir au moins 1 approbateur dans chacun de ces niveaux pour utiliser ce système d’approbation. Le membre d’une Equipe virtuelle peut donc avoir plusieurs managers : celui de son équipe initiale et celui de l’équipe virtuelle. Il doit donc avoir l’autorisation respective de ces deux partis. Suivez ces étapes pour introduire un flux d’approbation pour les Equipes virtuelles :

      • Ajoutez au moins un approbateur au niveau 1 :

      • Ajoutez un autre niveau d’approbation en cliquant sur Ajouter un autre niveau d’approbation : virtual_approver1.png

      • Cochez la case Utiliser Equipe virtuelle qui apparaît sur chaque niveau d’approbation pour les niveaux auxquels vous voulez ajouter le flux d’approbation pour l’Equipe virtuelle :virtual_approver2.png

  • Il existe deux différents types d’approbateurs : Principal et Alternatif. Les Principaux approbateurs reçoivent les emails de notification pour les Demandes de congé des membres de l’équipe, alors que l’approbateur Alternatif, ne les reçevra pas. Les demandes en cours pour les approbateurs alternatifs seront masquées par défaut dans l’application, mais une case nommée Montrer aux approbateurs alternatifs sera prévu pour les montrer. Les approbateurs Alternatifs peuvent être utiles dans le cas où l’approbateur Principal est indisponible.

  • Pour ajouter un approbateur, écrivez son adresse email dans la zone de texte, puis sélectionner son rôle et cliquer sur Ajouter.

  • Tous les approbateurs seront automatiquement ajoutés comme managers dans l’onglet Managers. Cela leur donne accès au tableau de bord de gestion qui comprend des détails sur les allocations des membres de l’équipe et leurs demandes.

3.2 L’onglet de paramètres de maladie

Cet onglet est similaire à celui des paramètres d’absence hormis pour l’option Création de rapport.

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  • Création de rapport - Sélectionnez pour qui les membres de l’équipe peuvent créer des rapports de maladie.

NB : Tous les managers d’équipe peuvent créer des rapports de maladie pour les membres de l’équipe qu’ils gèrent.

  • Raison requise ? - Cochez la case pour obliger les employés à se justifier quand ils soumettent un rapport d’absence.

  • Interdire l’auto-Approbation ? - Si un membre de l’équipe en est également un approbateur, ce paramètre s’applique. Si vous voulez interdire qu’il accepte lui-même sa propre demande, cochez la case. Vous aurez besoin d’au moins deux approbateurs définis pour cette équipe pour que l’autre administrateur puisse autoriser une telle demande. Ils ne recevront pas non plus d’email de notification pour accepter sa propre requête.

  • Email de notification - Entrez la liste des adresses e-mail des utilisateurs séparées par des virgules pour recevoir une notification lorsqu’une demande de congé maladie est acceptée.

  • Flux d’approbation de congés maladie - Vous pouvez ici désigner par qui et comment les approbations peuvent être effectuées pour cette équipe. Vous pouvez définir qui valide les rapports de maladie de cette équipe, si elles doivent être successivement validées par différents niveaux hiérarchiques, et le titre de l’approbateur. Si vous voulez copier un flux d’approbation de demande de congés ou de RTT, utilisez la section “Copier depuis Congé RTT”.

    • Vous pouvez avoir jusqu’à 3 différents niveaux d’approbateurs. Avoir plus d’un niveau d’approbation signifie qu’une fois qu’une requête est approuvée par le premier niveau, il doit être validé par le second niveau d’approbation et ensuite, de la même manière par le troisième niveau. Si une requête est annulée ou rejetée à tout niveau inférieur, il ne passera pas au niveau supérieur et aucune notification ne sera envoyée aux approbateurs de niveau plus élevé. Chaque niveau doit être constitué d’au moins un approbateur.

    • Si vous souhaitez utiliser ce système d’approbation pour les Equipes virtuelles, vous devez définir un ou plusieurs niveaux d'approbation pour utiliser le flux d'approbation de l'Equipe virtuelle. Vous devez avoir au moins 1 approbateur dans chacun de ces niveaux pour utiliser ce système d’approbation. Le membre d’une Equipe virtuelle peut donc avoir plusieurs managers : celui de son équipe initiale et celui de l’équipe virtuelle. Il doit donc avoir l’autorisation respective de ces deux partis. Suivez ces étapes pour introduire un flux d’approbation pour les Equipes virtuelles:

      • Ajoutez au moins un approbateur au niveau 1 :

      • Ajoutez un autre niveau d’approbation en cliquant sur Ajouter un autre niveau d’approbation

      • Cochez la case Utiliser Equipe virtuelle qui apparaît sur chaque niveau d’approbation pour les niveaux auxquels vous voulez ajouter le flux d’approbation

  • Il existe deux différents types d’approbateurs : Principal et Alternatif. Les Principaux approbateurs reçoivent les emails de notification pour les Rapports de maladie des membres de l’équipe, alors que l’approbateur Alternatif ne les reçevra pas. Les rapports de maladie en instance de validation pour les approbateurs alternatifs seront masquées par défaut dans l’application, mais une case nommée Montrer aux approbateurs alternatifs sera prévue pour les montrer. Les approbateurs Alternatifs peuvent être utiles dans le cas où l’approbateur Principal est indisponible.

  • Pour ajouter un approbateur, écrivez son adresse email dans la zone de texte, puis sélectionner son rôle et cliquer sur Ajouter.

  • Tous les approbateurs seront automatiquement ajoutés comme managers dans l’onglet Managers. Cela leur donne accès au tableau de bord de gestion qui comprend des détails sur les allocations des membres de l’équipe et leurs demandes.

 

3.3 Onglet de paramètres de RTT

L’acronyme RTT signifie Réduction de Temps de Travail, qui permet à l’utilisateur de demander des jours de repos pour compenser les heures supplémentaires qu’il a effectuées.

NB :  Les demandes de RTT augmentent le nombre de jours de congé disponibles dans le cadre de la compensation des heures supplémentaires et ne sont pas des demandes de congé classiques. Si vous voulez des demandes de congés dans le cadre spécifique des RTT, pensez à créer un Type de congé intitulé RTT.

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  • Interdire l’auto-Approbation ? - Si un membre de l’équipe en est également un approbateur, ce paramètre s’applique. Si vous voulez interdire qu’il accepte lui-même sa propre demande, cochez la case. Vous aurez besoin d’au moins deux approbateurs définis pour cette équipe pour que l’autre administrateur puisse autoriser une telle demande. Ils ne recevront pas non plus d’email de notification pour accepter sa propre requête.

  • Email de notification - Entrez la liste des adresses e-mail des utilisateurs séparées par des virgules pour recevoir une notification lorsqu’une demande de RTT est acceptée.

  • Flux d’approbation de congés maladie - Vous pouvez ici désigner par qui et comment les approbations peuvent être effectuées pour cette équipe. Vous pouvez définir qui valide les demandes de RTT de cette équipe, si elles doivent être successivement validées par différents niveaux hiérarchiques, et le titre de l’approbateur. Si vous voulez copier un flux d’approbation de demande de congé ou de congé maladie, utilisez la section “Copier depuis Maladie Congé”.

    • Vous pouvez avoir jusqu’à 3 différents niveaux d’approbateurs. Avoir plus d’un niveau d’approbation signifie qu’une fois qu’une requête est approuvée par le premier niveau, il doit être validé par le second niveau d’approbation et ensuite, de la même manière par le troisième niveau. Si une requête est annulée ou rejetée à tout niveau inférieur, il ne passera pas au niveau supérieur et aucune notification ne sera envoyée aux approbateurs de niveau plus élevé. Chaque niveau doit être constitué d’au moins un approbateur.

    • Si vous souhaitez utiliser ce système d’approbation pour les Equipes virtuelles, vous devez définir un ou plusieurs niveaux d'approbation pour utiliser le flux d'approbation de l'Equipe virtuelle. Vous devez avoir au moins 1 approbateur dans chacun de ces niveaux pour utiliser ce système d’approbation. Le membre d’une Equipe virtuelle peut donc avoir plusieurs managers : celui de son équipe initiale et celui de l’équipe virtuelle. Il doit donc avoir l’autorisation respective de ces deux partis. Suivez ces étapes pour introduire un flux d’approbation pour les Equipes virtuelles:

      • Ajoutez au moins un approbateur au niveau 1 :

      • Ajoutez un autre niveau d’approbation en cliquant sur Ajouter un autre niveau d’approbation

      • Cochez la case Utiliser Equipe virtuelle qui apparaît sur chaque niveau d’approbation pour les niveaux auxquels vous voulez ajouter le flux d’approbation

    • Il existe deux différents types d’approbateurs : Principal et Alternatif. Les Principaux approbateurs reçoivent les emails de notification pour les demandes de RTT des membres de l’équipe, alors que l’approbateur Alternatif ne les reçevra pas. Les rapports de maladie en instance de validation pour les approbateurs alternatifs seront masquées par défaut dans l’application, mais une case nommée Montrer aux approbateurs alternatifs sera prévue pour les montrer. Les approbateurs Alternatifs peuvent être utiles dans le cas où l’approbateur Principal est indisponible.

    • Pour ajouter un approbateur, écrivez son adresse email dans la zone de texte, puis sélectionner son rôle et cliquer sur Ajouter.

    • Tous les approbateurs seront automatiquement ajoutés comme managers dans l’onglet Managers. Cela leur donne accès au tableau de bord de gestion qui comprend des détails sur les allocations des membres de l’équipe et leurs demandes.

 

4. Managers d’équipe

 

Tous les approbateurs recevront le titre de manager d’équipe. Vous pouvez également ajouter d’autres managers qui ne sont pas des approbateurs dans les Profils d’équipe. Tous les managers ont accès aux tableaux de bord de GESTION et de Rapports pour les équipes qu’ils dirigent. Un Chef d’équipe peut être assigné en tant qu’Editeur ou que Lecteur. Ceux qui ont le rôle d’Editeur peuvent modifier les demandes et les autorisations des utilisateurs qu’ils dirigent. Pour ajouter un nouveau manager, entrez son adresse email et cliquez sur Ajouter. Sélectionnez son Rôle dans la liste déroulante. Pour supprimer un manager, cliquez sur Supprimer.

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5. Membres

Vous pouvez voir les employés qui font partie de l’équipe depuis cet onglet, mais le Profil d’équipe doit d’abord être publié avant de pouvoir ajouter des membres. Pour ajouter des utilisateurs à l’équipe, allez sur le lien “Activation de la page Utilisateur”. Vous pouvez aussi ajouter des utilisateurs actifs en allant sur la profil de l’utilisateur et en sélectionnant l’option “Changer le Profil d’équipe”.

 

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