RH & Administrateurs: Enregistrement des utilisateurs

Cette fonction est uniquement accessible aux administrateurs et aux administrateurs RH.

Appogee Leave vous permet d’enregistrer aussi bien les utilisateurs de Google Apps que tout autre utilisateur au système d’Appogee Leave à l’unique condition qu’il ait une adresse mail valide. Ainsi, si une licence Google Apps sera toujours requise pour les administrateurs d’Appogee Leave, ce n’est pas le cas pour les utilisateurs ayant un autre rôle.

NB : Le simple enregistrement des utilisateurs à Appogee Leave ne suffit pas à leur en donner l’accès, leur activation doit être effectuée, c’est-à-dire qu’il faut leur assigner un Profil d'emploi et un Profil d’équipe afin qu’ils puissent utiliser Appogee Leave.  Les utilisateurs doivent déjà avoir été enregistrés avant d’être activés.

Vous pouvez maintenant enregistrer les utilisateurs d’Appogee Leave, au choix, des différentes manières suivantes :

  1. Enregistrer manuellement un utilisateur n’ayant pas souscrit à Google Apps

  2. Télécharger une liste CSV des utilisateurs n’ayant pas souscrit à Google Apps

  3. Importer/Mettre à jour les souscripteurs à Google Apps(ce procédé ne fonctionne que pour ces derniers)

Pour enregistrer les utilisateurs, aller dans ADMIN RH dans l’onglet Utilisateurs, puis cliquez sur Activer de Nouveaux utilisateurs :activate1.png

 

 

Cliquez sur Enregistrer de nouveaux utilisateurs :

register1.png



Choisissez la méthode d’enregistrement :

register2.png

 

 

Enregistrement manuel d’utilisateurs

 

Avec cette méthode, un seul utilisateur peut être enregistré à la fois. Pour commencer, sélectionnez l’option “Manuel” si elle n'est pas encore sélectionnée.

Il vous sera impossible d'enregistrer un utilisateur avec une adresse e-mail déjà existante dans Appogee Leave.

Entrez les données utilisateur comme dans l’exemple ci-dessous. Les indications de date de début et du numéro de paie sont facultatives. N’oubliez pas de consulter le message apparaissant à côté de l'adresse e-mail, il vous informera sur l'adresse email de l'utilisateur.

 

register3.png

Si Appogee Leave trouve cette adresse dans Google Apps, le compte Google Apps sera relié à cet utilisateur et il pourra se connecter via Google Apps une fois l’activation exécutée.

Si l’adresse email est notée indisponible, c’est qu’elle fait déjà partie du système et qu’elle n’a par conséquent pas besoin d’être ajoutée.

Pour finaliser l’enregistrement, cliquez sur Enregistrer l’utilisateur.

 

Téléchargement une liste CSV des utilisateurs n’ayant pas souscrit à Google Apps

 

Vous pouvez enregistrer un lot d'utilisateurs en utilisant cette méthode. Pour commencer, sélectionnez l’option CSV s'il n'est pas encore sélectionné.

Vous aurez besoin d'un fichier CSV qui comprend les en-têtes de colonne suivants :

  1. Email (obligatoire)

  2. Prénom (obligatoire)

  3. NOM (obligatoire)

  4. DateDébut (facultatif)

  5. NuméroPaie (facultatif)

Le téléchargement sera infructueux sans les en-têtes de colonne ci-dessus. Nous vous recommandons de télécharger et d'éditer notre fichier CSV d’exemple à partir du lien.

 

sample_csv.png



Assurez-vous que votre logiciel de montage CSV (Excel par exemple) ne modifie pas automatiquement le format de la date. Si le format de la date est incorrect, le téléchargement CSV va échouer.

register4.png




Le modèle de format d’affichage de DateDébut est affiché ci-dessous. Si ce n’est pas le bon format vous recevrez un message d’erreur :

add_nga_users6.png

 

Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier à partir de votre ordinateur.

Cliquez sur Télécharger CSV, le téléchargement du fichier commencera.

 

 

register7.png



La page d’importation vous montrera combien d’utilisateurs ont été trouvés, combien ont bien été importés et les problèmes rencontrés.

 

 

register8.png

Une fois les utilisateurs enregistrés avec succès, vous pouvez les retrouver dans la page Activation de l'utilisateur en cliquant sur ​ Utilisateurs Activés.

 

Importation des utilisateurs de Google Apps

Vos utilisateurs de Google Apps peuvent être importés sur Appogee Leave en quelques clics. C'est aussi la façon dont vous pouvez mettre à jour les informations du profil de l'utilisateur telles que son nom et son adresse e-mail après qu’ils aient changé dans Google Apps. Sélectionnez l’option Google Apps importation :

 

gapps_import.png

Cliquez sur Importer à partir de Google Apps. Appogee Leave les importera en tâche de fond. Vous verrez les utilisateurs nouvellement importés dans la page d'activation de l'utilisateur au bout de quelques minutes.

 

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