RH & Administrateurs: Créer Et Modifier Un Profil D’emploi

Cette fonction est uniquement accessible aux administrateurs  RH et aux administrateurs.

NB : Toute modification des Profils d’emploi touchera seulement les demandes futures. Le système ne peut en effet pas assurer la propagation de ces modifications à toutes les demandes passées, car il existerait un risque de ne pas avoir le résultat escompté. Si vous souhaitez effectuer des corrections, les changements relatifs aux demandes passés devront être effectuées manuellement - pour éviter cela, vous pouvez consulter nos suggestions (lien).

Un Profil d’emploi représente les conditions d’emplois pour un groupe d’utilisateurs. Il définit les heures de travail et les allocations.

 

Les Profils d’emplois peuvent être trouvées dans ADMIN RH -> Profils d’emploi. ep1.png

 

Pour voir un Profil d’emploi existant, cliquez sur son nom dans la liste. Pour créer un nouveau Profil d’emploi, cliquez sur Créer.

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Un Profil d’emploi est composé de 4 sections :

 

  1. Informations principales (Main Details)

  2. Rotation de travail (Working Rota)

  3. Paramétrage des droits (Entitlement Settings)

  4. Utilisateurs (Users)

 

1. Informations principales

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  • Ecrivez le Nom et les Commentaires/Notes s’il y en a.

  • Vous devrez sélectionner le Mois de début d’exercice qui représente le mois de l’année correspondant au début duquel l’exercice commence.

  • Sélectionnez un Profil de jours fériés associé avec ce Profil d’emploi. Ces derniers sont définis par un administrateur tel que décrit ici (lien).

  • L’option “Calcul automatique des heures de travail ?” permet à Appogee Leave de traiter le calcul des heures de travail sur une période donnée. Ces heures de travail sont définies dans l’onglet Rotation de travail et selon le Profil de jours fériés choisi.

    • Si cette option n’est pas choisie, les utilisateurs ayant ce Profil d’emploi devront entrer le nombre d’heures qu’ils demandent lorsqu’ils créent une nouvelle demande. Vous ne pourrez pas créer de Rotation de travail pour préciser les heures de travail et donc le système ne connaîtra pas ce nombre d’heures. Ce sera donc à l’utilisateur de le spécifier.

  • Nombre d’heures par jour ouvré : Si vous n’avez pas sélectionner l’option "Calcul automatique des heures de travail ?”, vous devrez entrer le nombre d’heures effectuées par jour de travail. Si les jours ouvrés ne contiennent pas tous le même nombre d’heures de travail, indiquez-en la moyenne.

NB : Cette moyenne est uniquement utilisée dans un but de visualisation, mais n’est pas prise en compte dans les calculs.

 

Si vous voulez créer d’autres congés que les congés annuels, vous pouvez les sélectionner comme dans l’exemple ci-dessous :ep5.png

Si votre organisation dispose d’un système de congé maladie ou de quelconque autre Type de congé, vous pouvez les activer ici. Sélectionnez le type de congé approprié à partir de la liste déroulante..

 

 

2. Working rota

 La Working rota définit les heures de travail effectuées par les utilisateurs dans ces Profils d’emploi. Vous pourrez uniquement voir l’onglet de Working rota si vous avez activé l’option “Calcul automatique des heures de travail” dans l’onglet Informations principales. Vous voudrez probablement modéliser ceci au plus proche de la réalité, par exemple, si des employés travaillent le week-end, vous devrez l’indiqué ici.

NB : Appogee Leave réalise ce calcul en heures pour une plus grande précision et les employés qui travaillent de manière inconstante au niveau du nombre d’heures effectuées pourront voir leur nombre d’heures moyens. Le but est purement calculatoire.

Deux options importantes sont soulignées ci-dessous :

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  • Autoriser la modification manuelle -Si l’option est sélectionnée, les utilisateurs pourront modifier les heures et jours ouvrés qu’Appogee a calculé automatiquement. C’est utile dans le cas où l’utilisateur crée une demande d’absence uniquement pour une partie de la journée qui ne soit pas un matin, un après-midi ou un jour dans son ensemble. Si ce n’est pas sélectionné, alors il pourra seulement émettre une demande pour une demi-journée ou une journée entière.

  • Remplissage rapide - permet de créer rapidement  une working rota. Si vous cliquez dessus, la boîte de dialogue s’ouvrira, et vous pourrez entrer les paramètres tels que montré dans l’exemple ci-dessous : il sera peut-être plus facile de commencer ainsi puis d’effectuer les modifications en conséquence.

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3. Paramétrage des droits

Les allocations des droits sont mis en place ici.

NB : Passer d’un type d’allocation à l’autre après que des allocations aient été données aux utilisateurs ne les supprimera pas. Tout ajustement à effectuer devra être fait manuellement.

 

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Annuel

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Une allocation annuelle est une allocation donnée à un employé en début d’année d’exercice à utiliser au cours de cette année d’exercice.  Par exemple, chaque mois de janvier, les utilisateurs d’une organisation reçoivent le droit de prendre 20 jours de congé.

  • Sélectionnez Annuel et entrez l’Allocation annuelle.

  • Nombre maximum de jours reportables - Si les employés ont le droit de reporter leurs jours de congé d’une année à la suivante, entrez le nombre MAXIMUM de jours reportables ici.

  • Si les RTT peuvent être reportés, cochez Inclure les RTT dans les congés annuels reportables ?

 

 

Accumulation

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Appogee Leave prend en charge un système d’accumulation où une accumulation régulière est programmée, par exemple 4 heures par semaine tout au long de l’exercice.  

  • Sélectionnez Accumulation pour les allocations accumulées à un taux déterminé sur un rythme régulier. Ceci étant, ces droits sont incrémentés régulièrement sur la base d’un programme établi sur l’ensemble de l’exercice.

NB : Lors de la configuration des Accumulations dans Appogee Leave, les incrémentations sont appliquées à la date prévue et par conséquent il est impossible de faire de même pour les incrémentations passées. Nous recommandons de configurer les accumulations avant le début de l’exercice ou d’ajuster les allocations des employés si les accumulations sont configurées après le début de l’exercice. De plus, le programme d’accumulation qui est défini se met toujours en route le jour en semaine suivant / la date prédéfinie. Pour éviter ce problème, vous pouvez décaler l’accumulation et la configurer au besoin au moment de la comptabilité d’exercice.

 

  • Entrez les droits cumulés.

  • Dans le programme d’acccumulation, spécifiez la fréquence et à quel moment la comptabilité d’exercice devrait avoir lieu. Il y a 4 fréquences possibles : Hebdomadaire, tous les quinze jours, mensuel ou bimensuel. Pour chacun d’entre eux, choisissez le jour de la comptabilité d’exercice : ce sera un jour de la semaine si la fréquence est hebdomadaire ou tous les quinze jours, tandis que si c’est mensuel ou bimensuel, ce sera un jour du mois entre le 1 et le 28.

  • Nombre maximum de jours reportables - Si les employés ont le droit de reporter leurs jours de congé d’une année à la suivante, entrez le nombre MAXIMUM de jours reportables ici.

  • Si les RTT peuvent être reportés, cochez Inclure les RTT dans les congés annuels reportables ?

 

Les deux

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  • Pour utiliser à la fois les options Annuel et Accumulation, sélectionnez Les deux.

  • Entrez les Allocations annuelles et les droits cumulés.

 

NB : Lors de la configuration des Accumulations dans Appogee Leave, les incrémentations sont appliquées à la date prévue et par conséquent il est impossible de faire de même pour les incrémentations passées. Nous recommandons de configurer les accumulations avant le début de l’exercice ou d’ajuster les allocations des employés si les accumulations sont configurées après le début de l’exercice.

  • Dans le programme d’acccumulation, spécifiez la fréquence et à quel moment la comptabilité d’exercice devrait avoir lieu. Il y a 4 fréquences possibles : Hebdomadaire, tous les quinze jours, mensuel ou bimensuel. Pour chacun d’entre eux, choisissez le jour de la comptabilité d’exercice : ce sera un jour de la semaine si la fréquence est hebdomadaire ou tous les quinze jours, tandis que si c’est mensuel ou bimensuel, ce sera un jour du mois entre le 1 et le 28.

  • Nombre maximum de jours reportables - Si les employés ont le droit de reporter leurs jours de congé d’une année à la suivante, entrez le nombre MAXIMUM de jours reportables ici.

  • Si les RTT peuvent être reportés, cochez Inclure les RTT dans les congés annuels reportables ?

 

Autres allocations

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Appogee Leave permet d’avoir de nombreux différents types de congé. Par exemple, certaines organisations offrent  une allocation de congé maladie de laquelle sont déduites les absences dues aux maladies, ce qui permet de les distinguer des Allocations de congé annuel.  

Appogee Leave autorise jusqu’à 3 allocations supplémentaires en addition aux allocations de vacances classiques. L’une d’elle est le Congé maladie, et les deux autres peuvent être personnalisées pour s’adapter aux allocations spécifiques à votre organisation qui doivent d’abord être configurées en tant que Types de congé. En outre, dans l’onglet Informations principales, il faudra préciser celles-ci. Pour apprendre à configurer les Autres allocations, vous pouvez consulter cette page d’explications.

5. Utilisateurs

Une liste d’utilisateurs assignée à ces Profils d’emploi peut être trouvée ici. Cette assignation doit être effectuée lors de leur activation.

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