RH & Administrateurs : Une Introduction aux AOUs

Introduction

Les utilisateurs d’Appogee Leave sont structurés par leur Profil d’équipe. Celui-ci fournit des options de configuration comme l’identité des approbateurs, et quels utilisateurs sont les managers de cette équipe.

Pour de plus petites organisations, cela fonctionne bien. Cependant, les administrateurs des plus grandes organisations ont du mal à gérer un si grand nombre d’Utilisateurs et d’Equipes.

Pour aborder cet enjeu, nous avons introduit le concept d’AOUs. Une AOU est la conception d’Appogee Leave concernant les Unités d’Organisation. Nous l’avons appelé AOU, pour Absence Organization Unit, pour qu’elles ne soient pas confondues avec les autres Unités d’organisation, telles que celles que l’on trouve dans les domaines Google Apps, ou des Active Directory.  

Les AOUs permettent de diviser Appogee Leave en de plus petites unités d’organisation, déléguant ainsi les tâches administratives, telle que la configuration des utilisateurs, des Profils d’équipe et des Profils d’emploi à des utilisateurs spécifiques. Les AOUs peuvent également être hiérarchisées, ce qui permet de déléguer à différents utilisateurs plusieurs niveaux d’accès à vos données.

Afin de ne pas impacter les plus petites organisations, les AOUs sont désactivées par défaut, et doivent être activées si vous voulez en bénéficier.

Le concept d’AOU

Pour disposer d’une plus grande flexibitié, Appogee Leave permet aux données définies par les hautes AOU sont transmises plus bas dans la hiérarchie. Il y a de nombreuses règles et les comprendre vous aidera pour la configuration d’Appogee Leave.

4 règles principales doivent être connues :

  • L’AOU d’un utilisateur est déterminé selon le Profil d’équipe auquel il est assigné.

  • On peut assigner n’iimporte quel Profil d’emploi à un utilisateur de la même AOU, ou d’une de ses branches.

  • On peut assigner n’importe quelle Equipe virtuelle ou d’une de ses branches.

  • Les managers et/ou les approbateurs assignés à une Equipe, virtuelle ou non, doit être ou d’une de ses branches.   

De plus, on peut donner à tout utilisateur le rôle d’Admin RH. Les données auxquelles l’utilisateur aura accès viendront de son AOU, ou n’importe quelle subdivision d’AOU de hiérarchie inférieure.

Comme exemple, prenez la structure ci-dessous :

Types de donnée

Niveau d’AOU

Nom / Description

Source AOU

1

cloudwave.info

Profil d’emploi

1

Plein temps

Profil d’équipe

1

Management

Equipe virtuelle

1

Employés en France

     

Subdivision d’AOU

2

cloudwave.info/technical

Profil d’emploi

2

Temps partiel

Profil d’équipe

2

Développement

     

Subdivision d’AOU

2

cloudwave.info/sales

Profil d’emploi

2

Matins

Profil d’équipe

2

Ventes internes

Profil d’équipe

2

Ventes externes

     

Subdivision AOU

3

cloudwave.info/technical/cloud

Profil d’équipe

3

Cloud Development

Profil d’équipe

3

Mobile Development

Equipe virtuelle

3

Mobile Cloud Project

     

Dans la table ci-dessus, nous avons défini 4 AOUs :

  • cloudwave.info est la source AOU, qui contient 1 Profil d’emploi, 1 Profil d’équipe et 1 Equipe virtuelle.

  • cloudwave.info/technical est une Subdivision AOU de la source contenant 1 Profil d’emploi et 1 Profil d’emploi.

  • cloudwave.info/sales est une autre Subdivision AOU de la source, composée d’un Profil d’emploi et de 2 Profils d’équipe.

  • cloudwave.info/technical/cloud est une Subdivision AOU de cloudwave.info/technical contenant 2 Profils d’équipe et 1 Equipe virtuelle.

Etant données les règles définies ci-dessus, les sénarios suivants sont envisageables :

  • Un utilisateur faisait partie du Cloud Development sera membre de l’AOU cloudwave.info/technical/cloud.

  • Un utilisateur de l’équipe des Ventes internes peut être assigné au Profil d’emploi Matins ou Plein temps, mais pas au Profil d’emploi Temps partiel.

  • Seuls les utilisateurs des équipes Cloud Development ou Mobile Development peuvent être assignés à l’Equipe virtuelle Mobile Cloud Project, tandis que n’importe quel utilisateur peut être assigné à l’Equipe virtuelle Employés en France.

  • N’importe quel membre des équipes Mananagement, Development, Cloud Development ou Mobile Development peuvent être manager de l’équipe Cloud Development, mais seuls les membres de l’équipe Management peuvent être manager de cette équipe.  



Activation des AOUs

Les Administrateurs peuvent activer les AOUs depuis la page New AOU que l’on trouve sous le menu principal de configuration.

Pendant l’activation des AOUs, on vous demande de confirmer le nom de la source AOU. Il s’agit normalement du nom de votre domaine Google Apps, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaiter. En général, il s’agit d’un nom pour représenter votre organisation.

Une fois les AOUs activées, il faut créer des subdivisions d’AOUs. Ils peuvent être hiérarchisés si vous le souhaitez, ou une approche plus simple peut être de créer plusieurs subdivisions d’AOUs à partir de la racine de l'AOU.

Si vous le souhaitez, vous pouvez assigner le rôle d’Admin RH à un utilisateur inactif, en cliquant sur l’icône + de l’AOU correspondante. Cela donnerait accès à l’utilisateur uniquement aux pages de l’Admin RH pour cette AOU ou tout ce qui est en-dessous, ainsi que toutes les données correspondantes. Cet utilisateur peut ensuite prendre la responsabilité de la gestion des données pour cette AOU sans impacter les données d’autres AOUs.

Enregistrement et activation de l’utilisateur

Tout utilisateur ayant le rôle d’Admin RH peut enregistrer des utilisateurs dans leur AOU, à condition que les adresses email des utilisateurs sont disponibles, et que l’utilisateur ne soit pas activé dans une AOU. Les utilisateurs peuvent être enregistrés manuellement via un court formulaire, en gros via le téléchargement d’un fichier CSV. Les utilisateurs ayant le rôle d’administrateur ont également la possibilité de synchroniser avec le domaine Google Apps. Après enregistrement, l’utilisateur peut être activé. Pour activer un utilisateur, il faut lui assigner un Profil d’équipe et un Profil d’emploi. Le Profil d’équipe qui leur est assigné déterminera à quelle AOU il appartient.   

Déplacer les équipes existantes

Il est possible de déplacer une équipe et ses membres vers une autre AOU. Cela peut être utile pour les utilisateurs existants pendant la première configuration des AOUs, ou globalement pour l’administration du système. L’option de déplacer une équipe se trouve dans le menu Options d’un Profil d’équipe. Lors du déplacement d’une équipe, les règles expliquées ci-dessous doivent être respectées. Cela signifie que :     

  • Tous les approbateurs et les managers de l’équipe doivent être membre de l’AOU de destination, ou d’une branche de celle-ci. Dans le cas où le manager est aussi membre de l’équipe, ce sera toujours le cas.   

  • Les Profils d’emplois assignés à chaque membre de l’équipe doit exister dans l’AOU de destination, ou une branche de celle-ci.  

  • L’Equipe virtuelle assignée à chaque membre de l’équipe doit exister dans l’AOU de destination, ou une branche de celle-ci.

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